Siklus Akuntansi Secara Manual Dan Siklus Akuntansi Secara Komputerisasi

A.  Siklus Akuntansi Secara Manual

Cara manual adalah cara dimana dalam melakukan pencatatan transaksi keuangan ini dilakukan oleh tangan manusia. Dengan ini diperlukan adanya pemisahan tugas baik bagian penjurnalan, buku besar maupun yang lainnya, serta kecermatan dan ketepatan waktu dalam mencatat data keuangan dan penyajian laporan keuangan untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan. Melihat diagram di atas proses manual adalah :

1.     Mengumpulkan bukti transaksi. Bukti transaksi ini nantinya akan menjadi data utama untuk diproses menjadi laporan keuangan. Bukti transaksi ini bisa atas transaksi pengeluaran kas, penerimaan kas, penjualan, pembelian dll. Contohnya :

2.  Penjurnalan. Tahap ini adalah memisahkan transaksi menurut sifatnya, apakah termasuk transaksi penjualan, pembelian, biaya operasional, pembelian harta tetap, dan sebagainya. Kemudian mengklasifikasikan transaksi tersebut ke dalam sebuah catatan berdasarkan urutan kronolgis atau yang sering disebut dengan Jurnal. Jurnal dibagi menjadi dua yaitu Jurnal Umum dan Jurnal Khusus (Kas Masuk, Kas Keluar, Penjualan dan Pembelian). Contoh :

a.       Jurnal Umum

b.      Jurna Khusus

3.      Posting Buku Besar. Setelah penjurnalan tahap selanjutnya adalah memposting ke buku besar, yaitu proses perpindahan informasi akuntansi dari jurnal ke buku besar masing-masing sesuai dengan akun ( aktiva, hutang, modal, pendapatan, biaya, dll. ). Contoh :

4.   Neraca Saldo. Tahap ini berguna untuk menguji keseimbangan debit dan kredit dalam buku besar dan menjadi dasar dalam pembuatan laporan keuangan. Contoh :

5.   Jurnal Penyesuaian. Jurnal ini dibuat untuk menyesuaikan saldo-saldo akun agar menunjukkan keadaan sebenarnya sebelum penyusunan laporan keuangan. Contoh :

6.      Neraca Saldo Setelah Penyesuaian. Setelah membuat jurnal penyesuaian, langkah selanjutnya adalah membuat neraca saldo setelah penyesuaian dengan memasukkan angka yang sebelumnya diperhitungkan dari angka yang ada di neraca saldo sebelumnya dengan angka yang ada di jurnal penyesuaian. Contoh :

7.  Penyusunan Laporan Keuangan. Setelah semua data melewati proses diatas selanjutnya adalah menyusun laporan keuangan. Laporan keuangan biasanya terdiri dari :

a.       Laporan Laba Rugi (Income Statement)

b.      Neraca (Balance Sheet)

8.      Jurnal Penutup. Jurnal ini adalah ayat jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menutup rekening-rekening nominal/sementara, sehingga pada awal periode akuntansi selanjutnya saldonya nol. Contoh :

9.  Neraca Saldo Setelah Penutupan. Ini adalah tahap terakhir dalam siklus akuntansi yang bertujuan untuk memastikan bahwa buku besar telah seimbang sebelum memulai pencatatan data akuntansi pada periode berikutnya. Contoh :

B.  Siklus Akuntansi Secara Komputerisasi

Berbeda dengan cara manual, cara ini sudah lebih canggih karena proses akuntansi  sudah menggunakan komputer. Kecermatan dan ketepatan waktu pencatatan dan penyajian informasi keuangan dengan cara ini sudah terjamin oleh komputer. Hasil dari komputerisasi pun dapat ditampilkan secara visual screen maunpun print-out.

Data untuk komputerisasi ini tidak jauh berbeda dengan cara manual, dari gambar diatas proses pertama adalah mendapatkan data dari kegiatan operasional perusahaan. Kemudian data tersebut dimasukkan ke komputer yang kemudian disimpan dan akan diproses secara otomatis oleh komputer sehingga menghasilkan Neraca, Laba Rugi, dll. Beberapa aplikasi yang dapat digunakan untuk komputerisasi adalah MYOB, AccPac, DacEasy Accounting dan Zahir Accounting. Salah satu contoh tampilan aplikasi komputer akuntansi :

Dengan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pemrosesan akuntansi yang lebih mudah adalah dengan cara komputerisasi. Selain mudah, dengan cara ini juga lebih efisien dan menghasilkan hasil yang lebih akurat.

Sumber gambar : Google images

Sumber lain       : http://www.bimbie.com/aplikasi-akutansi.htm

Perbedaan Financial Statement dan Financial Reporting

Financial Statement atau Laporan Keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Data dari Financial Statement ini bersifat kuantitatif dengan ditambahkan catatan-catatan yang bersifat kualitatif sebagai pendukung yang sesuai dengan regulasi yang dianut oleh suatu negara tersebut. Ada 5 jenis Laporan Keuangan yang diakui oleh IAI maupun FASB, yaitu :

1.    Laporan Posisi Keuangan (Neraca)

2.    Laporan Laba Rugi

3.    Laporan perubahan ekuitas

4.    Laporan arus kas

5.    Catatan atas laporan keuangan

Sebagai contoh yaitu Laporan Keuangan dari PT. Blue Bird Tbk.

1.      Laporan Posisi Keuangan

2.      Laporan Laba Rugi

3.      Laporan Perubahan Ekuitas

4.      Laporan Arus Kas

5.      Catatan Atas Laporan Keuangan

Sedangkan Financial Reporting atau Pelaporan Keuangan adalah proses penyampaian dari Laporan Keuangan Standar yang dapat digunakan untuk mengkomunikasikan isi Laporan Keuangan dari perusahaan baik kepada para pihak yang berkepentingan maupun publik. Data yang dihasilkan Financial Reporting ini cenderung kualitatif dengan dibubuhi angka kuantitatif untuk menunjuang data kualitatifnya. Di dalam Financial Reporting ini mencakup Financial Statement. Lanjutan contoh di atas, berikut adalah Financial Reportingnya PT. Blue Bird Tbk :

1.      Ikhtisar Kinerja, salah satu bagian ini adalah ikhtisar keuangan.

2.      Laporan Kepada Pemegang Saham, salah satunya adalah laporan dewan komisaris.

3.      Profil Perseroan

4.      Sumber Daya Manusia

5.      Teknologi Informasi

6.      Pembahasan dan Analisis Manajemen

7.      Tata Kelola Perusahaan

8.      Tanggung Jawab Sosial Perusahaan

 Dan bagian selanjutnya adalah Financial Statementnya. Untuk melihat lebih lengkapnya bisa di lihat melalui http://www.idx.co.id/id-id/beranda/perusahaantercatat/laporankeuangandantahunan.aspx atau mendownloadnya http://www.idx.co.id/Portals/0/StaticData/ListedCompanies/Corporate_Actions/New_Info_JSX/Jenis_Informasi/01_Laporan_Keuangan/04_Annual%20Report//2014/BIRD/BIRD_Annual%20Report_2014_Revisi.pdf .

Dua Pengendalian IT / Two IT Controls

Pengendalian IT itu ada dua, yaitu ada yang terkait secara langsung dengan transaksi dan ada juga yang tidak terkait langsung dengan transaksi. Pengendalian yang terkait secara langsung dengan transaksi disebut dengan pengendalian aplikasi ( Application Control ), sedangkan yang tidak terkait langsung dengan transaksi disebut dengan pengendalian umum ( General Control ).

A.     Pengendalian Umum ( General Controls )

Pengendalian umum adalah kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan aplikasi sistem informasi dan mendukung fungsi dari application control dengan cara membantu menjamin keberlangsungan sistem informasi yang ada. Tujuannya adalah untuk menjamin keamanan dan stabilitas sistem secara keseluruhan. Pengendalian ini berhubungan dengan luasnya cakupan entitas yang terkomputerisasi, serta berlaku untuk semua sistem dan  mengatur pemerintahan dan infrastruktur, keamanan sistem operasi dan database, dan aplikasi dan program akuisisi dan pembangunan IT. Contohnya adalah kontrol atas pusat data, database organisasi, pengembangan sistem, dan pemeliharaan program. Pengendalian umum pada perusahaan biasanya dilakukan terhadap aspek fisikal maupun logikal. Aspek fisikal, terhadap aset-aset fisik perusahaan, sedangkan aspek logikal biasanya terhadap sistem informasi di level manajemen (misal: sistem operasi). Pengendalian umum sendiri digolongkan menjadi beberapa, diantaranya adalah:

1.    Pengendalian organisasi dan otorisasi.

Yang dimaksud dengan organisasi disini adalah secara umum terdapat pemisahan tugas dan jabatan antara pengguna sistem (operasi) dan administrator sistem (operasi). Disini juga dapat dilihat bahwa pengguna hanya dapat mengakses sistem apabila memang telah diotorisasi oleh administrator.

2.    Pengendalian operasi.

Operasi sistem informasi dalam perusahaan juga perlu pengendalian untuk memastikan sistem informasi tersebut dapat beroperasi dengan baik selayaknya sesuai yang diharapkan.

3.    Pengendalian perubahan.

Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem informasi juga harus dikendalikan. Termasuk pengendalian versi dari sistem informasi tersebut, catatan perubahan versi,serta manajemen perubahan atas diimplementasikannya sebuah sistem informasi.

4.    Pengendalian akses fisikal dan logikal.

Pengendalian akses fisikal berkaitan dengan akses secara fisik terhadap fasilitas-fasilitas sistem informasi suatu perusahaan, sedangkan akses logikal berkaitan dengan pengelolaan akses terhadap sistem operasi sistem tersebut (misal: windows).

B.     Pengendalian Aplikasi ( Application Controls )

Bertujuan untuk menjamin keandalan input, file, program dan output. Pengendalian ini memastikan integritas sistem tertentu. Berlaku untuk aplikasi dan program-program tertentu, dan memastikan kebenaran data, kelengkapan dan akurasinya. Contoh: kontrol atas pemrosesan pesanan penjualan, hutang, dan aplikasi penggajian.

Aplikasi ini memiliki risiko dalam aplikasi tertentu dan dapat mempengaruhi prosedur manual (misalnya: memasukkan data) atau tertanam prosedur (otomatis). Pengendalian aplikasi terdiri dari 3 kategori :

            a.     Kontrol Input

            b.    Kontrol Proses

            c.     Kontrol Output

a.    Pengendalian Aplikasi Input

Tujuan dari kontrol input adalah kebenaran, keakuratan dan kelengkapan input data. Dua penyebab umum dari kesalahan input:

·      kesalahan transkripsi yaitu kesalahan pada karakter atau nilai

·      kesalahan transposisi yaitu karakter atau nilai 'benar', tetapi di tempat yang salah

Ada beberapa contoh dalam kontrol input:

Ø Check digit- kode data yang ditambahkan untuk menghasilkan digit kontrol. angat berguna untuk transkripsi dan transposisi kesalahan

Ø Missing data checks - kontrol untuk pembenaran yang kosong atau yang salah

Ø Numeric-alphabetic checks- memverifikasi bahwa karakter dalam bentuk yang benar

Ø Limit checks - mengidentifikasi nilai-nilai di luar batas dari yang sebelumnya telah ditentukan

Ø Range checks- mengidentifikasi nilai-nilai luar batas atas dan bawah

Ø Reasonableness checks - membandingkan satu bidang ke bidang lainnya untuk melihat apakah hubungan sesuai

Ø Validity checks- membandingkan nilai ke nilai-nilai yang diketahui atau nilai standar

b.   Pengendalian Aplikasi Pemrosesan

Proses diprogram untuk mengubah input data menjadi informasi untuk menghasilkan output. Ada Tiga kategori:

a.    Batch controls, yaitu menyesuaikan sistem output dengan input awalnya yang dimasukkan ke dalam sistem. Berdasarkan jenis total batch:

·      Total angka catatan

·      Total nilai dolar

·      Total campuran yaitu jumlah angka non-keuangan

b.    Run-to- run controls, menggunakan angka batch untuk memonitor batch ketika bergerak dari satu prosedur program (run) ke yang lain.

c.    Audit trail controls, banyak buku catatan yang digunakan sehingga setiap transaksi dapat ditelusuri melalui setiap tahapan pengolahan dari sumber ekonomi untuk presentasi dalam laporan keuangan. Contohnya adalah :

-    Transaction logs, setiap transaksi dari sistem proses yang suskes akan dicatat pada buku harian, dimana tersaji seperti jurnal.

-     Log of automatic transactions, sistem yang menggerakan beberapa transaksi internal.

-    Transaction listings, sistem akan memproduksi daftar transaksi dari semua transaksi yang suskes.

c.      Pengendalian Aplikasi Output

Tujuan dari kontrol output untuk memastikan bahwa sistem output tidak hilang, salah arah, atau rusak, dan privasi yang tidak dilanggar. Beberapa hal yang perlu dilakukan agar pengendalian output ini baik :

a.   Output spooling, menciptakan sebuah file selama proses pencetakan yang mungkin tidak tepat diakses

b.    Printing, membuat dua risiko:

·  memproduksi salinan yang tidak sah dari output

·  penjelajahan karyawan tentang data sensitif

c.    Waste - dapat dicuri jika tidak dibuang dengan benar, misalnya, merobek-robek

d.   Report distribution – untuk laporan sensitif, berikut yang bisa dilakukan:

·  menggunakan kotak surat yang aman

·  mengharuskan pengguna untuk mendaftar untuk laporan secara pribadi

·  menyampaikan laporan kepada pengguna

e.    end user controls - pengguna akhir harus memeriksa laporan sensitif untuk ketelitiannya

f.  controlling digital output – pesan output digital dapat ditahan, digganggu, hancur, atau rusak karena melewati sepanjang link komunikasi.

Sumber : 

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2013. PP-03-new

                     James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2013. PP-15-new

                     James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2013. PP-17-new

                     James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010

     http://makjegagik.blogspot.co.id/2012/05/pengendalian-umum-dan-aplikasi.html